Assistant(e) principal(e) à la communication et à la gestion de l'information G6, Dakar Job in Dakar Recruiting by International Labour Organization

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

NB : « Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ».

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de lEquipe dAppui technique au Travail décent et Bureau de Pays (ETD/BP-Dakar) qui couvre le Sénégal, le Cabo Verde, la Guinée, la Guinée Bissau et la Gambie. Cette unité a pour mission, dans lesdits pays, daccompagner les gouvernements et les partenaires sociaux dans la réalisation de la promotion du Travail Décent. Dans ce cadre, elle met en œuvre les objectifs tels que définis dans le Programme et Budget.

Cette position entre dans le cadre du renforcement de lorganisation de la circulation de linformation et à la gestion des supports de communication nécessaires au sein du Bureau de Dakar.

Mission principale

En tant que membre de léquipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau à la communication et à la gestion de linformation, et est chargé(e) d'assurer des services spécialisés dappui, de les mener à bonne fin et/ou den surveiller lexécution. Il(elle) travaille dans un souci defficience, defficacité et de service à la clientèle, à lappui des activités de promotion, de sensibilisation, de relations avec les médias, de gestion évènementielle, de recherche, de publication, de documentation et de gestion de linformation, conformément aux stratégies de communication de l'OIT aux niveaux national et/ou régional et mondial. Le(la) titulaire veille à lapplication correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives en matière de communication et de gestion de linformation. Il(elle) fait des évaluations et apporte des contributions en matière de conception et damélioration des services de communication et de gestion de linformation et des processus dexécution.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision du Directeur de lETD/BP-Dakar. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec des services connexes. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d'un degré élevé dautonomie, en particulier en ce qui concerne les questions d'exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et lexactitude des résultats finaux.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à collaborer à des missions, à fournir appui et orientations aux fins de la résolution de questions complexes dans le respect des normes applicables. Les contacts visent également à coordonner des activités avec dautres unités pour la prestation de services interdépendants. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec lunité chargée de la communication au niveau régional et les services de gestion de linformation au siège, leur demande des orientations et en reçoit de leur part.

Les contacts externes ont lieu principalement avec les médias, le grand public, des établissements universitaires, des prestataires de services et des homologues des institutions des Nations Unies et dautres organisations internationales, et visent à échanger des informations sur les activités de lOIT, à coordonner et à suivre les questions en instance et la création de produits de communication et dinformation, et à contribuer à la résolution de questions complexes en matière de communication.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Entreprendre et mener à bien des services dappui spécialisés dans un ensemble de domaines liés à la communication et à la gestion de linformation comprenant notamment des activités de promotion, de sensibilisation, de relations avec les médias, de gestion événementielle, de recherche, de publication, de documentation et de gestion de linformation. Apporter son assistance à la direction pour les communications internes au sein du bureau.
2. Se tenir informé(e) des thématiques de l'OIT concernant le monde du travail et de ses priorités nationales et régionales.
3. Déterminer les besoins en matière de communication et de gestion de linformation et discuter des missions spécifiques requises avec le personnel et les responsables concernés. Apporter un appui à la conception et à lélaboration des produits de communication et dinformation les plus indiqués pour relayer des messages clés et cibler différents publics.
4. Elaborer, par la collecte dinformations provenant dun ensemble de différentes sources, des produits de communication et dinformation, et/ou les passer en revue, en vérifiant lexactitude du contenu et en veillant à la qualité de leur présentation et de leur conception conformément aux normes applicables.
5. Procéder à des revues de presse et rechercher dans l'actualité des nouvelles sur des sujets présentant un intérêt pour lOIT. Les diffuser au sein du bureau et auprès du bureau régional, du siège et dautres parties concernées, le cas échéant.
6. Fournir des services de documentation et assurer l'administration et l'actualisation des pages Web, des bases de données et des systèmes de gestion de contenus Web, en classant les informations et en veillant à leur cohérence et au respect des normes applicables. Dresser et tenir à jour une liste de contacts ou de diffusion concernant les médias.
7. Compiler des statistiques et analyser des données et des informations sur les pages Web, les réseaux sociaux et dautres activités de communication et de gestion de linformation.
8. Recenser les possibilités de promouvoir des messages clés auprès de publics divers, y compris les médias, et aider à la planification et à lorganisation de réunions, de campagnes et dautres manifestations.
9. Se tenir informé(e) de lévolution des techniques, outils, normes, directives et bonnes pratiques en matière de communication et de gestion de linformation, et orienter et former le personnel en vue de renforcer les connaissances. Surveiller et guider le travail du personnel dappui effectuant des tâches relatives à la communication et à la gestion de linformation, selon les besoins.

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section facultative (si nécessaire)

10. Evaluer les méthodes et procédures de travail et proposer des améliorations. Evaluer lincidence des changements et recommander les mesures de suivi nécessaires. Travailler en liaison étroite avec dautres secteurs administratifs pour veiller à lefficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
11. Répondre aux demandes de renseignements. Gérer le centre de documentation du bureau et veiller à lefficacité des modalités de classement, de recherche et dorganisation des documents, selon les besoins.
12. Assister et participer aux travaux des comités et groupes de travail internes et/ou des Nations Unies.
13. Sacquitter des autres tâches pertinentes demandées.

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Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses détudes secondaires. Formation dans un domaine lié à la communication ou à la gestion de linformation.

Expérience

Au moins six ans dexpérience de lappui administratif, principalement des services dappui à la communication ou à la gestion de linformation.

Langues

Excellente maîtrise du français. Connaissance pratique de l'anglais.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Bonne connaissance des techniques de communication et/ou de gestion de linformation.
Bonne connaissance des techniques et des plateformes multimédia.
Bonne connaissance de la production et de lutilisation de produits multimédia.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Connaissance de la planification et de lorganisation d'événements.
Connaissance et compréhension de fond des programmes et activités de lOIT.
Connaissance des méthodes et techniques dévaluation de la qualité et de lefficacité dexécution de processus.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers lapprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à sadapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques, y compris pour ce qui est de l'actualisation de sites Web, de la publication assistée par ordinateur et de la conception graphique.
Aptitude à coder et classer les informations conformément aux normes établies.
Aptitude à adapter les communications en fonction du public cible.
Aptitude à rechercher des informations provenant de diverses sources et à les analyser.
Aptitude à rédiger et à éditer des contenus et des pages Web.
Précision, souci du détail et compétences dans les domaines de la conception, de la mise en page et du formatage de documents.
Aptitude à coordonner le travail du personnel dappui.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.